一、装车通知单
 
使用机械冷藏车装运易腐货物，为了使机械冷藏车值乘人员明确工作任务的有关细节，发站在机械冷藏车到达后应将装车时间、地点、货物品名、吨数、到站等事项填记在“机械冷藏车装车通知单”内，一式两份，一份交机械冷藏车乘务组作为准备装车的通知，一份自站存查。发站应在车辆调到后装车前12小时内将机械冷藏车装车通知单填妥交给乘务组，以便在规定时间内做好装车前的加添加剂、燃料油和润滑油、补充生活物品、进行车辆预冷等整备工作。如临时发生故障或其他原因，在规定时间内不能修复导致货物不能在规定时间进行装车时，乘务组应书面通知车站，车站转告托运人妥善处理待装货物，并及时上报铁路局处理。
 
二、预冷
 
用冷藏车装运易腐货物时，为保证易腐货物质量，装车前必须预冷车辆，待车内温度降低后才能装车。如果时间允许，应使车内温度预冷到货物所要的运输温度，这样可以减少运行途中由于车体预冷不彻底而产生的冷量消耗。预冷工作在热季尤为重要。另外，对于经过清洗的车辆必须晾干后才能加冰预冷，否则车内湿度太大，加冰扣冰箱表面严重结霜，影响制冷效果。
 
车体预冷的温度要求，考虑我国冷藏运输技术水平、运输组织的实际情况，根据货物温度、外温、车种、车型等不同情况而规定不同要求，现行《鲜规》加冰冷藏装运冻结货物，车内应预冷到6℃以下；装运冷却或未冷却货物，车内应预冷到12℃以下。机械冷藏车装运冻结货物时，车内应预冷到0℃-3℃；装香蕉预冷到12℃-15℃；装菠萝、柑桔预冷到9℃-12℃；装其他易腐货物预冷到0℃-3℃。